Leitfaden für Eventplaner

3. Organisatorisches & Vertragliches

Welche organisatorischen Dinge sind zu klären und was ist vertraglich zu regeln?

Im Vorfeld sind einige Aspekte zu bedenken. Bei der Auswahl der Band sollte Wert gelegt werden auf Hör- und Bildmaterial sowie auf konkret belegte Referenzen. Nach erfolgter Auswahl können sich Probleme ergeben bei der Verpflichtung einer einzelnen Band, wenn diese beispielsweise kurzfristig ausfällt. Musikagenturen wie Jazzband-live sind hier im Vorteil, weil sie mehrere Bands im Programm haben und  schnell für geeigneten Ersatz sorgen können.
Im Vorfeld ist die Band vertraglich zu verpflichten. Üblicherweise haben Bands oder Agenturen derartige Gastspielverträge vorbereitet. Darin ist mindestens zu klären: Vertragspartner, Auftrittsort, -zeit, Gage und Catering.
Mit der Band sollte geklärt sein, wie lange der Aufbau dauert und wann eine Anreise und ggf. wie die Anlieferung der Instrumente erfolgen kann. Bei Auftritten zu Stand-Parties bei Messen müssen eventuell Parkscheine und Eintrittskarten verschickt werden. Nur so können zeitliche Verzögerungen am Tag des Events vermieden werden.
Technische Fragen sind vorher zu klären und müssen mit Technikern oder Verantwortlichen der Event-Location abgestimmt werden. Auch Angaben zum Ablauf des Events können schon vorher zur Band kommuniziert werden.

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